展会应急预案很重要,有效降低风险对展览的影响

发布时间:2019-03-27  栏目:行业资讯  发布者:

一般来说展台的建设是否顺利进行,为了避免现场发生一些突发事件,工作人员有必要学习如何制定展会应急会议策划预案。今天,鼎世中国来先容了如何为您指定这个计划。

建造这个展位并非一帆风顺。经济环境影响、市场发展变化、自然灾害和人为灾害等都可能影响招聘工作的顺利进行。此外,这些风险的发生具有相当程度的不确定性和不可预测性,如自我因素、社会环境因素、突发危机因素等都会影响展台建设的失败。因此,展台搭建工作与其他工作一样,存在一定风险。如能事先做好应对招展风险的准备,分析风险对招展工作影响的具体原因,制定应急处置预案,从而采取切实的组织措施,就能有效降低风险对展览的影响。

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展会应急预案会议策划的制订应急预案是在深入对导致展台搭建失败的不同因素进行分析后,通过对当时环境的有效评估并制订的解决方案。若遇上展台搭建失败应急预案有以下几方面内容:

针对社会环境因素,展览制作工厂应随时关注社会政治方面的形势和动态,从思想上保持必要的应急准备。如何在第一时间针对可能出现的危机可能性进行分析评估;展览制作工厂人才高素质的沟通团队应对由社会环境层面引起的具体问题。制定应急宣传方案及展台搭建的调整方案,如展期延期举办、展商结构调整等。

针对展览自身因素,展览制作工厂要特别关注目标参展商针对展览的信息反馈,及时排除招展隐患,化解可能恶化的危机因素。加强对展台搭建项目可行性分析的再研究,找出不确定原因,提前进行预防,如对展馆面积的租订要适当,并争取留有余地等。一旦展台搭建出现难以挽回的情况,要尽早进行展览的项目转移处理,如与其他类似的展览合并等。出现最严重的内部管理因素而导致无法按期举办展览,要本着最大限度减少损失(经济与信誉的损失)的原则,果断处理,尽早宣布展览改期、延期或停办,并对相关后果进行弥补。

针对突发事件,在平帮相关展台建设协议和合同中增加了“不可抗力”条款。为目标参展商购买相关保险。2003年的非典疫情是一场非常严重的自然灾害和人为灾害,会展业无疑受到了巨大影响。鉴于这种情况,大多数展览工厂选择暂停或推迟展览的运营。他们补偿了活动后在招聘和发展过程中有经济关系的开发商,有效地控制了危机恶化带来的展览工厂的经济和声誉。

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